به بهانه جشن انتشار اوبونتو: قاعده برگزاری یک جشن چیست؟

یک هفته می‌گذرد و اکنون بهتر می‌توان در این باره نوشت. این نوشته قرار نیست دوباره به شکایت و گلایه بپردازد بلکه دنبال این است تا با گشودن اشتباهات از تکرار دوباره آن‌ها جلوگیری کند و در انتها واقعا یک راهکار هرچند ناقص را ارائه دهد.

پنج‌شنبه ۷ خرداد طبق یک سنت دیرینه جشن انتشار اوبونتو برگزار شد. این جشن انتشار روی کاغذ مثل همیشه پربار بود. عناوین کارگاه‌ها بسیار کاربردی و متنوع بودند. در اینکه نفس برگزاری این جشن‌ها عالی است و برنامه‌ها معقول است هیچ شکی نیست. اما قضیه در امور اجرایی این جشن بود. همان‌طور که می‌دانید هر بار یکی از دانشگاه‌های تهران برای برگزاری این جشن‌ها انتخاب می‌شود و قضیه از این قرار است که واقعاً ملاک انتخاب این دانشگاه‌ها و انتخاب یک تیم برای برگزاری چیست؟

توصیه می‌کنم پیش از هرچیز یادداشت جادی را در این باره بخوانید. ممکن است این‌طور به نظر بیاید که این نوشته یک جوابیه است اما در حقیقت صرفاً یک زاویه دید متفاوت است که می‌خواهد از نگاهی دیگر به اتفاقات بنگرد. اندکی صبر کردم که از همایش بگذرد تا هیجانات و قضاوت‌های زود هنگام فروکش کند و در شرایط منصفانه‌تری به قضایا نگاه کنیم.

مدیریت

هیچ‌کس منکر مشکلات فنی نمی‌شود. اصلاً مشکلات فنی را مثل باگ‌های نرم‌افزار نمی‌توان صد درصد از نبودنشان مطمئن شد. اما قضیه از این قرار است که با این مشکلات فنی چطور برخورد کنیم. تیم برگزار کننده که ظاهراً تیم ACM دانشگاه تهران بودند در میان ارائه‌ها تصمیم گرفتند ویدئویی از معرفی خود بگذارند اما ویدئو پروژکتور مشکلاتی داشت و نتیجه اینکه در سالن همایشی که تهویه مناسبی هم نداشت، در آن ظهر گرم که همه عرق از سر و رویشان می‌ریخت نزدیک به ۲۰ دقیقه از وقت شرکت کننده‌ها را گرفتند و بسیاری را که حتی صندلی نداشتند سرپا نگه داشتند. انتظار بر این بود که در برابر چنین مشکلی تصمیم درست گرفته می‌شد و از نمایش این ویدئو عبور می‌کردند. درست است که تیم ACM زحمت کشیدند و انتظار داشتند معرفی شوند. اما به چه قیمتی؟ در حالی که به صورت توهین آمیزی حتی وقتی بازخورد حاضرین را هم دیدند بر نمایش ویدئو و ادامه درگیری با پروژکتور پافشاری می‌کردند.

ناپختگی تیم در ارتباط با شرکت کنندگان هم دیده می‌شد. وقتی عده‌ای می‌خواستند علت اینکه با وجود ثبت نام غذا نداشتند را بدانند تیم ACM به طرز عجیبی از خودشان دفاع می‌کردند و حاضر بودند دقیقه‌های زیادی سرپا با فرد مورد نظر بحث کنند تا ثابت کنند خودشان درست می‌گویند. این برخورد غیر حرفه‌ای چندین بار دیگر تکرار شد تا ما را به اشتباهات این تیم مطمئن کند.

ثبت نام

حدوداً یک دو هفته پیش از مراسم ثبت نام از طریق سایت شروع شد. ثبت نام رایگان بود و بعد از اینکه اطلاعات خود را وارد کردید باید کارگاه را هم انتخاب می‌کردید و تمام. بعد از انجام این مراحل شما در جشن ثبت‌نام شدید و طبق هر قاعده باید می‌توانستید از «تمام بخش‌های جشن» که در برنامه آمده بود استفاده کنید. در سایت هم نوشته بود که صبح به موقع بیایید تا ثبت نام حضوری هم انجام شود. با این حال بسیاری جا برای نشستن نداشتند و پذیرایی نشدند یا نهار نداشتند. یکی از دوستان تیم ACM گفت «برای ۳۰۰ نفر آمادگی داشتند که ۹۰۰ نفر ثبت نام کردند و انتظار نداشتند تا این حد استقبال شود». این جمله بیش از هر چیزی خامی تیم اجرایی را می‌رساند. اینکه شما با وجود امکانات کم سیستم ثبت نام را باز بگذاری و از بالا رفتن اعداد لذت ببری و از نظر من چنین منطقی عجیب است. وقتی یک رویداد ثبت‌نامی است یعنی می‌خواهید برای مکان یا امکانات برنامه‌ریزی کنید اگر اساساً قصد برنامه‌ریزی ندارید گذاشتن فرآیند ثبت نام عمل عبثی بود. حتی اگر واقعاً می‌دانستند جا و غذا ندارند «باید» از ورود افراد ثبت‌نام نشده جلوگیری می‌کردند.
کاوه زیر پست جادی گفت:

از اومدن کسانی که ثبت نام نکرده بودن گفتی، براساس میزهایی که توی حیاط بود، حداقل چیزی بیشتر از ۶۰۰ کارت صادر شده بود و سالن همایش ۸ ردیف ۳۰ تایی (اگه اشتباه نکنم) صندلی داشت، فرض میکنم شوخی میکنی که کمبود فضا رو به ثبت نام نشده ها مربوط میدونی

احمد هم گفت:

من ثبت نام کرده بودم ولی دیر رسیدم و کارت نگرفتم.
توی کارگاه لاراول شرکت کردم، هدفم آشنایی با این فرمورک بود. اما کیفیت بسیار پایینتر از حد انتظار بود.
شخص ارائه دهنده فقط از روی داکیومنت ها میخوند و حتی سیستمش آمادگی اجرای پی اچ پی هم نداشت که بتونه یک کد رو اجرا کنه و برای همین عملا هیچ کاری انجام نشد. واقعا نمیشد از قبل آماده سازی بشه؟توی همایش هم انتظار داشتم یه جمع اپن سورسی رو ببینم. کسایی که بدونن چیه یا حداقل در موردش حرف بزنن نه اینکه بگن انتشار اوبونتو چه ربطی به ما داره که جشن بگیریم.

جادی می‌گوید:

ادعای صحیحی است اگر بگیم «من که ثبت نام کردم چرا باید صندلی نداشته باشم؟». هیچ جواب خیلی قانع کننده ای هم براش نیست. اما از اونطرف باید ببینیم مشکل اجرا چیه: مساله اینه که خیلی ها بدون ثبت نام می یان، خیلی ها که بعد از پر شدن ظرفیت به ثبت نام نرسیدن می یان و خیلی ها با دوستاشون می یان. همه هم دوست دارن کارگاه ها رو شرکت کنن، غذا بخورن و تو سالن اصلی باشن. اینجا با یک مساله پیچیده طرفیم: هر چقدر سخت تر بگیریم نظم بهتر می شه ولی افراد بیشتری از حضور در جشن جا می مونن و هر چقدر راحتتر بگیریم در حق کسانی که زودتر ثبت نام کردن جفا می شه ولی در عوض به همه سهم کوچیکتری از کیک می رسه.

قضیه همین است که وقتی شما مراسم را ثبت نامی برگزار می‌کنید یعنی می‌خواهید قاعده و قانونی را برقرار کنید. یعنی به این مسأله آگاه هستید که سالنی که گرفته‌اید ظرفیت محدودی دارد غذاهایی که در نظر گرفته‌اید محدود است و اگر افراد بیشتری را پذیرش کنید خیلی از کسانی که از مدت‌ها پیش ثبت نام کرده‌اند هم ممکن است از بسیاری امکانات محروم شوند.

اگر قرار بود نشست کارآفرینان برتر خاور میانه یا مثلا گردهمایی ائمه جمعه رو برگزار کنیم خب باید نظم رو در حد اعلاء می گرفتیم و کارآفرین یا امام جمعه ای که سرخود می اومد رو راه نمی دادیم ولی وقتی با جامعه لینوکس طرفیم

نظم یک چیز با کلاس نیست که هر وقت جدی بودیم جدی‌اش بگیریم. قانون و نظم کمک می‌کند حق به حق‌دار برسد و حداقل آن‌هایی که شرکت می‌کنند راضی از مراسم خارج شوند. ۳۰۰ شرکت کننده و ۳۰۰ راضی بهتر از ۶۰۰ شرکت کننده و ۳۰۰ ناراضی است.
سعید زبر دست گفت:

انتقاداتی که از این جشن شده، قابل بررسی هستند. مطمئنا تیم اوبونتو ایران تلاش میکنه که این مشکلات تا جای ممکن رفع بشن و همه دوستان از همایش لذت ببرن.
در نهایت به عنوان یکی از اعضای تیم اوبونتو ایران از تمامی کسانی که رنجیده خاطر شدند عذرخواهی میکنم و امیدوارم که کیفیت همایش‌های بعدی، جبران دلخوری‌های فعلی رو بکنه.

راهکار

راه‌کار من برای جلوگیری از چنین مشکلاتی در جشن آینده انتشار اوبونتو یا هر جشنی به این ترتیب است:

تیم اوبونتو بعد از این همه برگزاری جشن دیگر به خوبی با میزان استقبال شرکت‌کننده‌ها آشنا است. انتظار می‌رود در بدترین حالت تیم ابونتو دانشگاهی را انتخاب کند که حداقل با توجه به تعداد شرکت‌کننده‌های پیش‌بینی شده سالن همایش مناسبی داشته باشد.

تیم اوبونتو طی این چند سال هم به خوبی دانشگاه‌های مختلف و میزان هماهنگی و مدیریت افراد را شناخته پس انتظار می‌رود که با گروهی همکاری کنند که بهترین مدیریت را طی این مدت داشته‌اند.

تمام اتفاقات باید شفاف باشد. اگر قرار است پذیرایی شود، اگر پذیرایی هزینه دارد، اگر پذیرایی نمی‌شود، تمام این‌ها باید در سایت مشخص شود تا شرکت‌کننده حداقل بداند با چه قرار است روبرو شود تا متناسب با آن برنامه‌ریزی کند.

اگر امکانات محل برگزاری کم است سختگیری مهم است. اگر شرکت کننده‌ها کمتر از فضا ثبت‌نام کرده‌اند و جا هم هست و پذیرایی که قولش داده شده هم به مشکل نمی‌خورد می‌توان سخت‌گیری را برداشت درغیر این صورت همان‌طور که جادی به شوخی بیان کرد به جد باید شخصی بلیت همه را کنترل کند و اجازه ورود به کسانی که ثبت نام نکرده‌اند ندهند.

و عمیقا امیدوارم تا مراسم‌های بعدی با نظم و برنامه بهتری برگزار شود.

7 دیدگاه برای «به بهانه جشن انتشار اوبونتو: قاعده برگزاری یک جشن چیست؟»

  1. ممنون از نقد خوبت.
    فقط چهار تا نکته:
    ۱. باید قبل از هرچیز ببینیم هدف ما از برگذاری همایش چیه. اگه قرار بر اینه که یه سری آدم که همدیگه رو مي‌شناسیم دور هم جمع بشیم و بگیم به‌به چه‌قدر خفنیم ما، مطمئناً باید ثبت‌نام سفت و سخت از چند هفته قبل انجام بشه و بلیت همه بررسی بشه کسی که ثبت‌نام نکرده نتونه وارد بشه و… ولی هدف ما از برگذاری چنین رویدادهایی این نیست. هدف ما اینه که اگه یه نفر روز پنج‌شنبه داشت از خیابون کارگر رد می‌شد و دید همه جمعن یه جا که نوشته اوبونتو، اگه کنجکاو شد که بدونه اوبونتو چیه بتونه بیاد و آشنا بشه. اگه بخوایم نظم رو خیلی سخت هم بگیریم، عملاً از هدف خودمون دور شدیم.
    ۲. در مورد ثبت‌نام سوءتفاهم‌هایی پیش اومده که البته نمي‌شه منکر شد ما هم مقصّر بودیم در اون. ثبت‌نام همون‌طور که بارها اعلام شد، از ساعت ۸ تا ۹ صبح پنجشنبه انجام شد و هرکسی که در خارج از این ساعت حضور پیدا کرده باشه، منطقاً ثبت‌نام نکرده. چیزی که به عنوان انتخاب کارگاه‌ها به صورت آنلاین انجام شد، قرار بود یه نظرسنجی باشه برای ارزیابی این که افراد به کدوم کارگاه علاقه‌مندتر هستن تا با توجّه به درصد به‌دست اومده، کلاس مناسب برای برگذاری اون کارگاه انتخاب بشه. بعداً به این سمت پیش رفت که اون‌هایی که کارگاهشون رو انتخاب کردن براشون کارت هم صادر بشه که موقع ثبت‌نام، کارها سریع‌تر پیش بره و افراد معطّل ثبت‌نام نشن که البته تجربه‌ی موفّقی هم بود و برخلاف دفعه‌های پیش ازدحام زیاد نشد و افراد خیلی سریع ثبت‌نام شدن.
    ۳. اون ۶۰۰ تا کارت هم نیمی برای افرادی بود که کارگاهشون رو انتخاب کرده بودن که از بین این‌ها کم‌تر از نصفشون شرکت کردن و نیمی دیگه سفید بود که موقع ثبت‌نام پر شد. و البته اگه همه اون‌ها که کارگاهشون رو انتخاب کرده بودن هم می‌اومدن باز هم زیاد نبود، چون مجموعه ظرفیت کارگاه‌های ما بیش‌تر از ۶۰۰ نفر بود. مشکل از بعد از کارگاه‌ها شروع شد، از جایی که ما انتظار نداشتیم همه‌ی افراد حاضر در کارگاه‌ها بخوان توی ارائه‌ها هم شرکت کنن. داستان از اون‌جا بدتر شد که تا روز قبل از همایش قرار بود ارائه‌ها در سالن دانشکده‌ی برق و کامپیوتر برگذار بشه که ۳۸۰ نفر ظرفیت اسمی داشت که تا ۴۰۰ نفر رو هم می‌شد توش جا داد، ولی روز همایش دانشگاه سالن معدن رو به ما داد که به‌زور ۲۰۰ نفر ظرفیتش بود و هم‌چنین امتحان‌هایی که از قبلش برای سالن قبلی شده بود هم نتیجه نداد و باعث شد در اتّصال پروژکتور و… هم مشکل به‌وجود بیاد.
    ۴. من از طرف تیم اوبونتو ایران از هرکسی که به‌خاطر اشکال‌هایی که در کار ما وجود داشته ناراحت شده عذرخواهی می‌کنم، ولی خواهش می‌کنم که قبل از این که بخوان تمام مشکلات رو از جانب ما ببینن، شرایطی که ما توش بودیم رو هم درک کنن و چند لحظه خودشون رو جای ما بگذارن. فکر می‌کنم این‌جوری خیلی از مشکلات و سوءتفاهم‌هایی که به‌وجود اومده حل شه خودبه‌خود.
    باز هم ممنون از نقدت

    1. سلام بهزاد عزیز
      ممنون برای پاسخ‌دهی.
      کاملا حق دارید. شرایط خوبی نداشتید؛ اما واقعا یه سری موارد رو نباید نادیده گرفت. یکی یکی مطرح می‌کنم:
      1- اول از همه اینکه، این موضوع که شما هم تا حدودی قربانی شدید کاملا درست؛ اما اینکه رفتار برخی از بچه‌های تیم اجرایی با مهمانان شکل درستی نداشت چی؟ دو مورد برای من و دوستانم اتفاق افتاد و یک مورد هم شاهد بودم.
      2- در مورد اینکه هدف جلب افراد بیشتر و حتی ناآشناست، کاملا درسته. باید جامعه رو بزرگتر کنیم. اما این شیوه یا راه‌کاری که برنامه‌ریزی شده بود همخوانی نداره. اگر سازوکار به این شکل است که فقط افراد ثبت‌نامی می‌توانند شرکت کنند و قبل از برگزاری افراد باید ثبت‌نام کنند، پس تا آخر کار هم باید همین شکل پیش برود. اما اگر هدف این هست که حتی کسی از جلوی دانشگاه فنی تهران رد میشد می‌تواند شرکت کند، خب پس سازوکاری که تعریف شده بود، اشتباه است.
      3- اگر قرار هست تعداد محدودی پکیج ارائه بشه باید این موضوع توی وب‌سایت ذکر می شد. از بچه‌های شهرستان‌های دیگر تعداد کمی نیامده‌اند. فکر کن این دوستان به هر دلیلی، مثل دیررسیدن قطار و اتوبوس یا… به محل برگزاری دیر رسیدن، اما توی سایت به شکل صحیحی ثبت‌نام کرده بودند؛ آیا حق‌شون این هست که سرویس نهار دریافت نکنند؟
      4- تعدادی از مهمان‌ها قبل از ساعت 9 به محل رسیدن ولی چون تعداد محدودی پکیج بود، تا آن لحظه تمام شده بود. این یعنی تبدیل کردن یک همایش خودجوش به یک تورنومنت. یا مثلا بچه‌هایی که کارگاه‌شان دیر تمام شد، شانس استفاده از خود همایش رو از دست دادن.
      5- در مورد اینکه انتظار نداشتید افرادی که تو کارگاه‌ها هستند، در همایش هم شرکت کنند، به نظر من پیش‌بینی اشتباهی بود. چون هدف اصلی شما خود همایش بود و کارگاه‌ها ارزش افزوده آن محسوب می‌شوند. پس هر تحلیلی که بخواین انجام بدید باید روی خود همایش باشه. به علاوه اینکه باید همیشه بدترین حالت + 20% بیشتر از اون رو در نظر گرفت. تجربه همایش‌های پیشین هم بود.

      به طور کلی اگر این مشکلات بعضا کوچک اگر اتفاق نمی‌افتاد، مطمئنا یکی از بهترین همایش‌ها خودجوش میشد.

      کلی هم بهتون خسته نباشید میگم.

    2. توییتی زدم که توش نوشته بودم که جشن اوبونتو بی نظم بود و شما نوشتی اصلا می‌خواستیم بی نظم برقرار باشه و به هر دری زدیم که بی نظم باشه و من تو جوابتون نوشتم آفرین . واقعن بی منطق بود جوابتون . انگار داری میگی دوست داشتیم به تو چه … ایناست که آدم رو دلسرد میکنه

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.